Ochrona Danych Osobowych
Zespół ochrony danych osobowych funkcjonuje w ramach struktury kancelarii od samego jej początku. Od 2013 r. jego skład stale się rozrasta – obecnie liczy kilkanaście osób. Poszczególni członkowie zespołu posiadają zarówno pogłębioną wiedzę merytoryczną w dziedzinie ochrony danych osobowych, jak i bogate doświadczenie w audytowaniu i wdrażaniu przepisów o ochronie danych osobowych.
W ramach specjalizacji uczestniczyliśmy w ponad 200 projektach wdrażających przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych. Stale obsługujemy i doradzamy blisko 100 podmiotom w dziedzinie ochrony prywatności, pełniąc także funkcję inspektora ochrony danych bądź wspierając inspektorów w ich codziennej pracy.
Poza wsparciem merytorycznym służymy pomocą także w projektowaniu zamierzeń biznesowych, z uwzględnieniem zasady data protection by design.
Efektem pracy naszego zespołu są nie tylko liczne nagrody i osiągnięcia w branżowych rankingach, ale – co szczególnie dla nas cenne – także zaufanie i rekomendacje naszych klientów.
W czym możemy pomóc?
Do usług, jakie świadczymy w zakresie prawa ochrony danych osobowych należą:
Pełnienie funkcji IOD
Wykonywanie funkcji inspektora ochrony danych w organizacji. Bieżące wsparcie i doradztwo w ocenie prawidłowości i legalności przetwarzania danych osobowych.
- Monitorowanie przestrzegania RODO i innych przepisów z zakresu ochrony danych osobowych.
- Informowanie członków organizacji o obowiązkach dotyczących ochrony danych określonych w RODO oraz innych przepisach dotyczących ochrony danych osobowych.
- Udział we wszystkich sprawach dotyczących ochrony danych osobowych.
- Prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 30 RODO.
- Udział w procesie analizy ryzyka, w tym we wszystkich projektach biznesowych związanych z przetwarzaniem danych, operacyjnych i pozostałych przypadkach, w których analiza ryzyka musi być przeprowadzone zgodnie z przepisami RODO. Udzielanie zaleceń dotyczących przeprowadzania oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie jej wykonana zgodnie z art. 35 RODO.
- Pełnienie funkcji punktu kontaktowego w relacjach z organem nadzorczym.
- Wsparcie organizacji w kontaktach z osobami, których dane dotyczą.
- Wsparcie organizacji w razie stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych.
Audyty ochrony danych osobowych
Kompleksowa weryfikacja działalności Klientów pod kątem zgodności przetwarzania danych osobowych z obowiązującymi przepisami, w tym w szczególności z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych osobowych. W ramach audytu Klient otrzymuje raport zawierający stwierdzone naruszenia przepisów oraz wskazówki i rekomendacje dotyczące prawidłowego wdrożenia przepisów o ochronie danych osobowych.
- mapowanie procesów biznesowych z perspektywy RODO
- weryfikacja spełnienia przesłanek legalizujących przetwarzanie danych osobowych
- weryfikacja stosowanych klauzul informacyjnych
- weryfikacja stosowanych zgód
- weryfikacja podlegania obowiązkowi prowadzenia rejestru czynności przetwarzania danych osobowych oraz rejestru wszystkich kategorii czynności przetwarzania dokonywanych w imieniu administratora
- weryfikacja podlegania obowiązkowi wyznaczenia inspektora ochrony danych osobowych
- weryfikacja stosowanych umów powierzenia
- weryfikacja zgodności przekazywania danych osobowych do państw trzecich
- weryfikacja dokumentów wykorzystywanych w relacjach z klientami, w tym weryfikacja języka stosowanego w komunikacji, ustalenie obszarów, które będą wymagały zmian pod kątem klauzul informacyjnych, zgód i polityk prywatności
- ustalenie spełnienia przez systemy teleinformatyczne możliwości realizacji praw podmiotów danych
- analiza możliwości realizacji nowych obowiązków administratora i praw podmiotów danych
Audyt (a następnie proces wdrożenia) może zostać przeprowadzony w dwojaki sposób:
- Wariant I: Realizacja standardowa (klasyczna) polegająca na przygotowaniu dokumentacji w oparciu o pliki word i excel. Część dokumentów ma charakter wytycznych do dalszych działań. Wdrożenie w tej opcji obejmuje opracowanie i udokumentowanie systemu ochrony danych w organizacji w sposób tradycyjny.
- Wariant II: Innowacyjne wdrożenie z wykorzystaniem aplikacji GDPR Risk Tracker (https://gdprrisktracker.pl ), w którym sporządzana jest w sposób zautomatyzowany część obowiązkowej dokumentacji zapewniającej zgodność z RODO, a nadto prowadzona jest analiza ryzyka. Wynik analizy ryzyka określa, jakie działania powinna podjąć organizacja w kontekście konkretnych obowiązków nałożonych przez RODO. Zastosowanie GDPR Risk Tracker przyspiesza i organizuje wdrożenie oraz pomaga utrzymać stan zgodności po jego zakończeniu.
Dokumentacja dotycząca ochrony danych osobowych
Opracowanie kompletnej dokumentacji w zakresie ochrony danych osobowych. Audyt i weryfikacja dokumentów stosowanych przez administratora/procesora. Analiza i dostosowanie dokumentów do konkretnych stanów faktycznych.
- Dokumenty, których obowiązek wdrożenia wynika z przepisów RODO
- Polityka Ochrony Danych Osobowych
- Obowiązki informacyjne
- Polityka retencji danych
- Schemat retencji danych
- Wzór zgód na przetwarzanie danych, w tym zgody rodzicielskiej
- Rejestr DPIA
- Wzór umowy przetwarzania danych dostawcy
- Procedura weryfikacji podmiotu przetwarzającego
- Procedura reagowania i powiadamiania o naruszeniu danych
- Rejestr naruszeń danych
- wzór powiadomienia organu nadzorczego o naruszeniu danych
- wzór powiadomienia osób, których dane dotyczą, o naruszeniu danych
- Dokumenty, które w przypadku spełnienia określonych warunków, mają charakter obligatoryjny
- Opis stanowiska inspektora ochrony danych
- Rejestr czynności przetwarzania
- Rejestr kategorii czynności przetwarzania
- Standardowe klauzule umowne dotyczące przekazywania danych osobowych administratorom
- Standardowe klauzule umowne dotyczące przekazywania danych osobowych podmiotom przetwarzającym
- Dokumenty, które nie są wymagane przez RODO. Jednak może się okazać, że tego rodzaju dokumenty są całkiem przydatne, jeśli chcesz zachować zgodność.
- Polityka Ochrony Danych Osobowych Pracowników
- Zasady współpracy z IOD
- Rejestr informacji o miejscu publikacji Polityki prywatności
- Rejestr umów powierzenia
- Procedura realizacji żądań podmiotów danych
- Metodologia oceny wpływu na ochronę danych
- Procedura transgranicznego przekazywania danych osobowych
- Procedura na wypadek kontroli organu nadzorczego
- Dokumenty regulujące bezpieczeństwo danych osobowych (m.in. Polityka Bezpieczeństwa IT, Polityka Kontroli Dostępu, Procedury Bezpieczeństwa dla Działu IT, Polityka Bring Your Own Device, Polityka powierzania sprzętu służbowego i telepracy, Polityka Czystego biurka i czystego ekranu, Polityka Klasyfikacji Informacji, Polityka Anonimizacji i Pseudonimizacji, Polityka Stosowania Szyfrowania, Plan Odzyskiwania Po awarii, Procedura Audytu Wewnętrznego)
Analiza ryzyka
Analiza ryzyka stanowi podstawę dla prawidłowego wdrożenia RODO, w tym zwłaszcza doboru organizacyjnych, prawnych i technicznych środków zgodności i bezpieczeństwa przetwarzania. W przypadkach wymienionych w RODO administrator zobowiązany jest także wykonać analizę szczegółową tj. ocenę skutków dla ochrony danych (DPIA)
- Mapowanie procesów biznesowych na czynności przetwarzania dla których wykonana ma być analiza ryzyka lub DPIA
- Przeprowadzenie analizy z wykorzystaniem aplikacji GDPR Risk Tracker
- Dokumentowanie analizy w celu zapewnienia rozliczalności
- Asysta przy podejmowaniu decyzji co do wdrożenia właściwych, adekwatnych środków technicznych i organizacyjnych lub prawnych
Marketing i media społecznościowe
Analizujemy zgodność działań marketingowych z RODO i przygotowujemy odpowiednią dokumentację. Nasz zakres usług obejmuje aspekty prawne wszelkiego rodzaju aktywności marketingowych.
- Organizacja konkursów
- E-mail marketing
- Performance marketing
- Marketing z wykorzystaniem mediów społecznościowych
- Analityka, w szczególności akcji marketingowych
- Profilowanie
- Obrót bazami danych klientów
Szkolenie i warsztaty z RODO
Wiedza jest jednym z kluczowych elementów zapobiegania ryzyku naruszenia ochrony danych osobowych. Oferujemy szkolenia dedykowane dla przedsiębiorców i pracowników, w tym zwłaszcza osób zajmujących się kwestiami HR, marketingiem, obsługą klienta czy call center. Szkolenia prowadzimy w formule lokalnej, jak i zdalnej – webinarowej i elearnignowej.
- Szkolenia ogólne, wstępne i okresowe z ochrony danych osobowych
- Szkolenia personalizowane dla poszczególnych działów organizacji – marketing, HR, obsługa klienta, sprzedaż, e-commerce, call center itd.
- Warsztaty narzędziowe – aplikacje do obsługi RODO w firmie
- Warsztaty IT i bezpieczeństwo przetwarzania
- Warsztaty z analizy ryzyka i przeprowadzania DPIA
- Szkolenia dotyczycące prowadzenia dokumentacji, przeprowadzania testów równowagi, formułowania klauzul informacyjnych
Obsługa naruszeń ochrony danych osobowych
Zgłaszanie naruszeń ochrony danych jest jednym z nowych obowiązków wynikających z RODO. Ocena zaistnienia naruszenia, jak i obowiązku zgłoszenia do Prezesa UODO, wykrycie, sposób przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego wystarczającego do notyfikacji i podjęcie działań mitygujących ryzyko na przyszłość to podstawowe elementy naszej usługi.
- Opracowywanie procedur zarządzania naruszeniami
- Doradztwo przy prowadzeniu dokumentacji naruszeń ochrony danych osobowych
- Ocena naruszenia pod kątem obowiązku zawiadomienia Prezesa UODO oraz podmiotów danych
- Doradztwo przy realizacji procedur notice&takedown
Reprezentacja w postępowaniach przed organem nadzorczym, sądem administracyjnym i powszechnym w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych.
Kompleksowe wsparcie Klienta w postępowaniu kontrolnym oraz administracyjnym prowadzonym przez Prezesa UODO. Reprezentacja procesowa w postępowaniach toczących się przed sądami administracyjnymi i powszechnymi.
- Przygotowanie do kontroli organu nadzorczego
- Wsparcie merytoryczne podczas czynności kontrolnych
- Analiza protokołów kontroli oraz sporządzanie zastrzeżeń
- Doradztwo w zakresie realizacji zaleceń i wytycznych Prezesa UODO
- Sporządzenie skarg na decyzje Prezesa UODO
- Udział w postępowaniu sądowym przed WSA w Warszawie i przed NSA
- Reprezentacja w postępowania dotyczących roszczeń cywilnych
