Obowiązek elektronicznego zgłaszania sprawozdań finansowych do rejestru wprowadzono 15 marca 2018 r. W okresie od 15 marca 2018 r. do dnia 30 września 2018 r., czyli w tzw. okresie przejściowym, możliwe było sporządzenie sprawozdania finansowego w formie papierowej – digitalizacją było objęte samo jego złożenie do rejestru. Od dnia 1 października 2018 r. – czyli z dniem wejścia w życie znowelizowanych przepisów ustawy o rachunkowości , zarówno sporządzenie, jak i złożenie sprawozdania finansowego do rejestru przedsiębiorców KRS odbywa się drogą elektroniczną.
Nowe zasady sporządzania sprawozdań
Zgodnie z nowymi przepisami w tym zakresie, sprawozdanie finansowe powinno być sporządzane
w strukturze logicznej i formacie udostępnianymi w Biuletynie Informacji Publicznej urzędu Ministra ds. Finansów Publicznych - czyli na tę chwilę w formacie xml. Tak sporządzone sprawozdanie należy następnie opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Tak, jak miało to miejsce do tej pory, sprawozdanie finansowe podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kierownik jednostki, a w przypadku gdy jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu. Oznacza to, że wszyscy członkowie organu uprawnionego do reprezentacji danego podmiotu powinni posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny lub profil zaufany na platformie ePUAP.
W przypadku chęci skorzystania z pierwszej możliwości, tj. podpisu elektronicznego, należy zwrócić szczególną uwagę na to, że w obrocie dostępne są dwa rodzaje podpisów elektronicznych. Dostępne są podpisy elektroniczne, które nie są opatrzone certyfikatem, jak również podpisy certyfikowane. Tylko podpis z ważnym certyfikatem może być uznany za spełniający wymogi podpisu kwalifikowanego. Lista podpisów wyposażonych w certyfikat dostępna jest na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji (https://www.nccert.pl/).
Z kolei w przypadku podpisywania sprawozdań poprzez profil zaufany na platformie ePUAP, istotnym ograniczeniem może być fakt, że do założenia profilu zaufanego konieczne jest uzyskanie numeru PESEL. Może to być problematyczne w sytuacji, gdy w składzie organu uprawnionego do reprezentacji podmiotu jest osoba fizyczna nieposiadająca numeru PESEL, np. cudzoziemiec. Wówczas, aby skutecznie podpisać sprawozdanie finansowe jednostki, w pierwszej kolejności niezbędnym będzie uzyskanie numeru PESEL. Cudzoziemcy mogą uzyskać numer PESEL w Polsce w jeden z następujących sposobów:
- w przypadku posiadania miejsca zamieszkania na terytorium RP:
- w urzędzie gminy właściwym dla miejsca zameldowania (gminy, w której chcą się zameldować);
- w przypadku nieposiadania miejsca zamieszkania na terytorium RP:
- w urzędzie gminy, na terenie której znajduje się siedziba podmiotu – jeżeli podmiot, w którym pełnią funkcję, ma siedzibę na terytorium RP;
- w Urzędzie Dzielnicy Śródmieście miasta stołecznego Warszawy (ul. Nowogrodzka 43) – jeżeli podmiot, w którym pełnią funkcję, nie ma siedziby na terytorium RP.
Następnie konieczne będzie zaopatrzenie się w kwalifikowany podpis elektroniczny lub założenie profilu zaufanego. Dopiero wtedy możliwe będzie podpisanie sprawozdania.
Rejestracja sprawozdania finansowego w KRS
Złożenie sprawozdania finansowego regulują przepisy ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym. Zgodnie z nimi, samo zgłoszenie podpisanego elektronicznie sprawozdania również należy opatrzeć kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo profilem zaufanym. Co ważne, zgłoszenia może dokonać tylko osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w rejestrze, wpisana do niego jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej, syndyk albo likwidator. Jeśli takiej osoby nie ma (bo np. wszyscy członkowie zarządu są cudzoziemcami), konieczne będzie w pierwszej kolejności uzyskanie numeru PESEL, a następnie jego rejestracja w Rejestrze Przedsiębiorców.
Istotne jest również, aby dane ujawnione w rejestrze odzwierciedlały rzeczywiste dane osób uprawnionych do reprezentacji, w tym zawierały poprawne imiona, nazwiska, nr PESEL. W przeciwnym wypadku, może dojść do negatywnego wyniku weryfikacji osoby przez system informatyczny służący do rejestracji sprawozdań finansowych. To może uniemożliwić skuteczną rejestrację sprawozdania w KRS i konieczne będzie uprzednie zaktualizowanie danych.
Konsekwencje braku rejestracji sprawozdań w terminie
Brak rejestracji sprawozdania finansowego w terminie może spowodować wszczęcie postępowania przymuszającego przez Sąd Rejestrowy, które może zakończyć się nałożeniem na osoby zobowiązane do rejestracji kary grzywny. Może to być również podstawa do wymierzenia kary grzywny albo kary ograniczenia wolności na podstawie przepisów ustawy o rachunkowości.
Post Views:
983
